Апостиль в Одесі: на які документи його ставлять і що робити після апостилювання

Якщо український документ необхідно надати за кордоном, може знадобитися апостиль. Але апостиль потрібен не для кожного документа і не в усіх країнах. Крім того, після його отримання часто виникає наступне питання: що робити далі — перекладати документ, засвідчувати переклад чи подавати його в такому вигляді?

Правильний порядок залежить від країни призначення, виду документа та вимог організації, яка його прийматиме. Тому підготовку документів краще починати саме з визначення кінцевої мети.

Що таке апостиль

Апостиль — це спеціальний штамп, який використовується для підтвердження походження офіційного документа під час його подання в іншій державі, якщо між відповідними країнами застосовується процедура апостилювання.

Апостиль підтверджує справжність підпису посадової особи, її повноваження та справжність печатки або штампа на документі. При цьому сам апостиль не підтверджує зміст документа та не є перекладом.

На які документи може знадобитися апостиль

Залежно від мети подання апостиль може оформлюватися на різні офіційні документи.

• свідоцтва про народження;
• свідоцтва про шлюб та розірвання шлюбу;
• довідки про несудимість;
• документи про освіту;
• дипломи та додатки;
• нотаріальні документи;
• судові документи;
• інші офіційні документи, призначені для використання за кордоном.

Можливість апостилювання конкретного документа залежить від його виду та органу, який його видав або засвідчив.

Чи завжди потрібен апостиль для документів за кордоном

Ні. Наявність іноземної держави як місця подання документа сама по собі не означає автоматичну необхідність апостиля.

Між державами можуть діяти міжнародні договори, які скасовують або змінюють вимоги до легалізації документів. В окремих випадках застосовується консульська легалізація або інший встановлений порядок.

Тому перед оформленням апостиля необхідно визначити країну призначення та вимоги конкретної організації.

Хто ставить апостиль в Україні

В Україні повноваження щодо проставлення апостиля розподілені між уповноваженими державними органами залежно від категорії документа.

Наприклад, окремі види документів належать до компетенції Міністерства юстиції України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства внутрішніх справ та інших уповноважених органів.

Тому не можна виходити з принципу «будь-який апостиль ставиться в одному місці». Спочатку визначається тип документа, після чого обирається відповідний орган і процедура.

Що робити після отримання апостиля

Після проставлення апостиля документ необхідно підготувати до подальшого подання. У багатьох випадках наступним етапом стає переклад.

Якщо приймаюча організація вимагає переклад мовою країни призначення, переклад виконується з урахуванням змісту самого документа та проставленого на ньому апостиля.

При цьому конкретний спосіб засвідчення перекладу залежить від вимог приймаючої сторони. Це може бути звичайний переклад, нотаріальне засвідчення або інший передбачений формат.

Чи потрібно перекладати апостиль

Якщо організація вимагає переклад усього документа, відомості, що містяться в апостилі, як правило, також мають бути відображені в перекладі.

Тому під час надсилання документа до бюро перекладів необхідно надати сторінку або частину документа з апостилем. Неможливо заздалегідь оцінити повний обсяг роботи, якщо фахівець бачить лише основний текст документа.

Чи можна спочатку зробити переклад, а потім апостиль

Тут важливо розрізняти апостиль на оригіналі документа та можливе подальше оформлення перекладу.

У багатьох процедурах спочатку оформлюється апостиль на оригіналі, а потім перекладається документ разом з апостилем. Але існують ситуації, коли вимоги до оформлення відрізняються.

Тому порядок дій слід визначати не за загальним правилом, а виходячи з вимог країни та конкретної установи.

Яких помилок припускаються під час оформлення апостиля

• оформлюють апостиль, не перевіривши вимоги країни призначення;
• не уточнюють, який саме документ необхідно апостилювати;
• замовляють переклад до з’ясування вимог приймаючої сторони;
• не надають перекладачеві сторінку з апостилем;
• вважають апостиль гарантією прийняття документа іноземною організацією;
• плутають апостиль із консульською легалізацією.

Остання помилка особливо поширена. Апостиль і консульська легалізація є різними процедурами, і вибір між ними залежить від міжнародних правил та конкретної країни.

Апостиль і переклад документів в Одесі

Якщо вам необхідно підготувати документи для використання за кордоном, у бюро перекладів E-Ofis в Одесі можна заздалегідь показати документ та повідомити країну призначення.

Фахівці допоможуть визначити обсяг перекладу та звернути увагу на необхідність нотаріального оформлення. Якщо документ уже має апостиль, його також необхідно надати для коректної підготовки повного перекладу.

Головне — заздалегідь повідомити, куди саме подаватиметься документ. Це дає змогу врахувати вимоги конкретної процедури, а не оформлювати переклад за універсальним шаблоном.

FAQ: апостиль і переклад документів

На які документи ставлять апостиль?

Апостиль може оформлюватися на певні офіційні документи: свідоцтва, довідки, документи про освіту, нотаріальні та судові документи й інші документи залежно від установленої процедури.

Чи потрібен апостиль на свідоцтво про народження?

Це залежить від країни, у якій використовуватиметься свідоцтво, та чинних між державами правил. Перед оформленням необхідно перевірити вимоги приймаючої сторони.

Що робити після апостиля?

Якщо для подання потрібен переклад, наступним етапом зазвичай стає переклад документа з урахуванням апостиля. Потім за необхідності оформлюється потрібне засвідчення.

Чи потрібно перекладати апостиль?

Якщо потрібен переклад усього документа, відомості з апостиля також можуть включатися до перекладу. Конкретний формат залежить від вимог приймаючої організації.

Апостиль замінює нотаріальне засвідчення перекладу?

Ні. Апостиль і нотаріальне засвідчення вирішують різні завдання. Апостиль стосується підтвердження офіційного документа, а нотаріальне оформлення може стосуватися перекладу або підпису перекладача.

Чи можна замовити переклад документа з апостилем в Одесі?

Так. У бюро перекладів E-Ofis можна надати документ з апостилем для оцінки та підготовки перекладу відповідно до мети його подальшого використання.