Як замовити переклад іноземних документів в Україні: апостиль, легалізація та нотаріальне засвідчення
Іноземні документи, які необхідно використовувати в Україні, часто потребують не лише перекладу, а й додаткового оформлення. Це може бути апостиль, консульська легалізація, нотаріальне засвідчення перекладу або підтвердження справжності самого документа.
При цьому ці процедури не є взаємозамінними. Те, що саме знадобиться, залежить від країни, у якій було видано документ, його виду та організації, до якої він подаватиметься в Україні.
Які іноземні документи перекладають в Україні
До бюро перекладів найчастіше звертаються з документами, необхідними для особистих, юридичних, міграційних, освітніх і ділових процедур.
- свідоцтвами про народження, шлюб і розірвання шлюбу;
- паспортами та посвідченнями особи;
- довідками про несудимість;
- дипломами та додатками до них;
- свідоцтвами та сертифікатами;
- довіреностями;
- договорами та іншими юридичними документами;
- довідками про доходи та трудову діяльність;
- документами іноземних компаній.
Переклад виконується українською мовою або іншою необхідною мовою залежно від мети використання документа.
Чи потрібен апостиль на іноземному документі
Апостиль підтверджує походження офіційного документа та використовується в міжнародному документообігу між державами, для яких застосовується відповідна процедура.
Однак наявність апостиля не означає, що його необхідно проставляти на кожному іноземному документі перед використанням в Україні. Між окремими державами діють міжнародні договори та угоди, які можуть скасовувати або спрощувати процедуру легалізації.
Тому перед замовленням перекладу важливо визначити країну видачі документа та перевірити вимоги української організації, яка його прийматиме.
Апостиль, легалізація та переклад — у чому різниця
Апостиль — спеціальне засвідчення офіційного документа для його використання в іншій країні у випадках, коли застосовується Гаазька конвенція.
Консульська легалізація — окрема процедура підтвердження документа, яка застосовується у випадках, коли апостиль не використовується та між державами діє відповідний порядок легалізації.
Переклад — це перенесення змісту документа іншою мовою. Сам переклад автоматично не підтверджує справжність оригіналу.
Нотаріальне засвідчення — передбачений законодавством спосіб засвідчення перекладу або підпису перекладача залежно від конкретного способу оформлення.
Саме тому не можна просто замінити одну процедуру іншою. Вони вирішують різні завдання.
У якому порядку оформлювати іноземний документ
У типовій ситуації спочатку необхідно визначити вимоги організації, до якої подається документ. Після цього перевіряється, чи потрібна легалізація або апостиль, і лише потім обирається відповідний формат перекладу та засвідчення.
- Визначте країну видачі документа.
- Уточніть, куди документ подаватиметься в Україні.
- Перевірте вимоги приймаючої організації.
- Визначте, чи потрібен апостиль, легалізація або спеціальне підтвердження документа.
- Підготуйте оригінал або допустиму копію.
- Замовте переклад.
- За необхідності оформіть нотаріальне засвідчення перекладу.
- Перевірте весь комплект перед поданням.
У деяких ситуаціях порядок може відрізнятися. Тому універсальною схемою для всіх іноземних документів користуватися не варто.
Чи потрібно перекладати апостиль
Якщо апостиль є частиною документа, який надається для офіційної процедури, його зміст зазвичай має бути відображений у перекладі, якщо цього вимагає приймаюча сторона.
Особливо важливо не обрізати сторінку з апостилем під час підготовки скану або фотографії. Без цієї частини фахівець не зможе повноцінно оцінити весь комплект.
Що робити, якщо іноземний документ видано в ЄС або США
Для документів із різних країн діють різні правила. Навіть у межах Європейського Союзу вимоги до документів, призначених для використання в Україні, не можна автоматично прирівнювати до правил обміну документами між державами ЄС.
Для документів зі США також необхідно враховувати конкретний штат або орган, який видав документ, оскільки порядок підтвердження офіційних документів може залежати від їхнього походження.
Тому під час звернення до бюро перекладів бажано одразу вказати країну та місце видачі документа.
Яких помилок найчастіше припускаються під час замовлення перекладу
- замовляють переклад, не з’ясувавши вимоги приймаючої організації;
- не надають сторінку з апостилем або додатковими штампами;
- надсилають лише частину багатосторінкового документа;
- не повідомляють, що документ використовуватиметься офіційно;
- не перевіряють відповідність імені та прізвища даним в українському паспорті;
- вважають, що нотаріальне засвідчення перекладу автоматично замінює легалізацію оригіналу.
Остання помилка особливо важлива: нотаріально засвідчений переклад не робить іноземний оригінал автоматично легалізованим.
Переклад іноземних документів в Одесі в E-Ofis
Бюро перекладів E-Ofis в Одесі допомагає підготувати переклади документів, виданих за кордоном, для подальшого використання в Україні.
Для попередньої оцінки можна надіслати якісну фотографію або скан документа. Бажано також повідомити країну видачі, мову оригіналу та організацію, до якої планується подання.
Фахівці E-Ofis зможуть оцінити документ, визначити обсяг перекладу та звернути увагу на необхідність нотаріального оформлення. Якщо питання стосується апостиля або легалізації, важливо окремо враховувати вимоги конкретної процедури.
FAQ: переклад іноземних документів в Україні
Чи можна використовувати іноземний документ в Україні без перекладу?
Якщо організація вимагає документ українською мовою, знадобиться переклад. Конкретні вимоги залежать від установи та мети подання.
Чи завжди потрібен апостиль на іноземному документі?
Ні. Необхідність апостиля залежить від країни видачі документа, міжнародних угод і вимог приймаючої сторони.
Що спочатку робити: апостиль чи переклад?
У багатьох процедурах спочатку підтверджується справжність оригіналу, а потім виконується переклад документа разом із відповідними відмітками. Але конкретний порядок необхідно визначати відповідно до вимог країни та установи.
Чи потрібно нотаріально засвідчувати переклад іноземного документа?
Не завжди. Якщо приймаюча організація вимагає нотаріальний переклад, його необхідно оформити у відповідному форматі. Для інших процедур може бути достатньо іншого виду засвідчення.
Чи можна замовити переклад іноземного документа онлайн в Одесі?
Так. Для попередньої оцінки можна надіслати документ в електронному вигляді до E-Ofis. Після перевірки можна визначити необхідний обсяг перекладу та формат оформлення.
Чи можна перекласти довіреність, свідоцтво про шлюб або диплом, видані за кордоном?
Так. Такі документи регулярно використовуються в офіційних процедурах. Перед перекладом бажано уточнити вимоги організації, до якої вони подаватимуться, особливо якщо потрібен апостиль, легалізація або нотаріальне засвідчення.